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Une autre appellation impropre est celle de « données privées », notamment parce que les données à caractère personnel peuvent très bien être rendues publiques sans pour autant perdre la protection assurée par le droit.

Une adresse IP est également considérée comme une donnée à caractère personnel, qu'elle soit fixe ou dynamique.

Ces données peuvent être objectives, comme le groupe sanguin, le numéro de sécurité sociale ou de carte bancaire, ou subjectives, comme des avis ou des appréciations (dans les « zones bloc-note » des logiciels de gestion client, par exemple) sur la personne concernées, lesquels n'ont même pas besoin d'être vrais.

Les définitions retenues dans les différents textes fondant le droit de la protection des données à caractère personnel ne divergent pas fondamentalement mais offrent un niveau de détail variable.

L'article 4 du Règlement général sur la protection des données définit la donnée à caractère personnel comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable [...]; est réputée être une "personne physique identifiable" une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ».

Une donnée à caractère personnel (couramment "données personnelles") correspond en droit français à toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

Les données sont protégées par divers instruments juridiques notamment la loi Informatique, fichiers et libertés de 1978 et le Règlement général sur la protection des données (abrogeant la directive 95/46/CE) au niveau communautaire ainsi que la Convention n°108 pour la protection des données personnelles du Conseil de l'Europe.

La CNIL, et son homologue européen le G29, considèrent que l'échange de ces données entre États ainsi que l'utilisation qui en est faite soulèvent un certain nombre de problèmes quant au respect de la vie privée, particulièrement avec les États-Unis dont la législation protège moins bien ces données que ne le fait la législation de l'Union européenne.

Dans son avis concernant la décision-cadre du Conseil européen de novembre 2007, qui reprenait maintes dispositions de l'accord entre l'UE et les États-Unis de juillet 2007 sur l'échange des données PNR, le G29 déclarait : Les données médicales surtout quand elles sont nominatives sont considérées comme des « données sensibles » par la directive 95/46/CE et par la loi Informatique et libertés.

Les données n'ont pas à être structurées ni même contenues dans une base de données pour être à caractère personnel.

Elles ne doivent pas non plus à être nécessairement exploitables par celui qui les a en sa possession.

À l'instar de la CNIL française, beaucoup de pays disposent aujourd'hui d'autorités chargées de la protection des données à caractère personnel, qui sont souvent des autorités administratives indépendantes (ou des équivalents de celles-ci), chargées de faire appliquer le droit de la protection des données à caractère personnel.